РУEN

Монолит: CRM

Модуль управления территорией и торговыми командами сосотоит из нескольких функциональных блоков:

  • Решение SFA для мобильных сотрудников
  • Планирование территорий и маршрутов
  • Регистрация и деактивация торговых точек
  • Учет рабочего времени и расчет бонусов мобильных сотрудников

 

Решение SFA для мобильных сотрудников

Мобильное рабочее место торгового агента

Быстрый доступ мобильного сотрудника к информации:

  • Маршрут — список визитов на текущий день, содержащий работы и анкеты;

  • Заказы — список принятых в торговых точках заказов, ввод новых заказов;

  • детальная информация о торговых точках обслуживаемых торговым представителем;

  • информация о состоянии взаиморасчетов торговой точки с Компанией или с дистрибьютором;

  • состояние складских запасов продукции на складах Компании;

  • текущие цены, для выбранного клиента, на продукцию Компании;

  • наличие в торговой точке арендного оборудования;

  • заявки на ремонт торгового оборудования;

  • предыдущие отгрузки и состояние заказов, принятых от клиента ранее;

  • список и значения целей (KPI), поставленных мобильному сотруднику на текущий период, и уровень их выполнения.

    Прием переводных заказов (Preselling) и ввод отгрузок (VAN-Selling). Система позволяет использовать различные схемы приема заказов и отгрузки продукции в торговые точки:

  • прием переводных заказов в интересах компании (preselling — прямые отгрузки)

  • прием переводных заказов в интересах дистрибьютора, работающего с данной торговой точкой или сетью (preselling — вторичные продажи). После синхронизации МУ и передачи заказа в центральную базу CRM он передается тому дистрибьютору, который будет выполнять отгрузку.

  • отгрузка продукции с борта торгового представителя с печатью накладной и счета-фактуры (VAN-selling)

    Интерфейс ввода заказов на МУ имеет следующую функциональность:

  • использование шаблонов заказов

  • дополнение шаблона с помощью быстрого выбора из иерархического справочника

  • автоматический расчет рекомендованного заказа / отгрузки на основании предыдущих заказов и остатках товара в торговой точке, зафиксированных в предыдущие визиты

  • автоматический расчет стоимости заказа на основании индивидуального прайс-листа для торговой точки

  • информация о складских остатках на складах компании и дистрибьюторов

  • контроль остатков продукции на борту

  • печать сопроводительных документов на мобильном принтере (накладные, счета-фактуры — для VAN-Selling)

  • контроль выполнения заказа компанией или дистрибьютором на основании данных о статусе заказа и данных о фактической отгрузке

     

    Предусмотрен ввод в систему мобильным сотрудником различных сведений в процессе выполнения визита:

  • информация, в соответствии с анкетой визита, например:

    • данные о запасах продукции в торговой точке

    • маркетинговая информация (представленность продукции, промо-акции, цены и пр.);

    • информация по продукции конкурентов (наличие, цены, доля полки и пр.)

    • контроль наличия арендованного оборудования

  • данных об изменении характеристик торговой точки (название, контактные лица и т.п.).

  • отметки о работах, выполненных при посещении торговой точки;

     

    Поддерживается несколько режимов синхронизации данных АРМ «Мобильный сотрудник» и Центральной БД CRM (в том числе, при помощи мобильной связи).

Мобильное рабочее место супервизора

Мобильное рабочее место супервизора обладает всей функциональностью, доступной торговому представителю, а также имеет набор функций, позволяющий супервизору непосредственно с МУ ставить задачи, контролировать выполнение визитов и работ, и проводить обучения подчиненных ему торговых представителей.

Функции рабочего места супервизора включают:

  • Возможность просмотра маршрутов подчиненных торговых представителей, а также сделанных ими заказов и визитов, включая анкеты и комментарии. Визиты и маршруты доступны в пределах рабочего периода пользователей МУ, заказы — в пределах периода выгрузки заказов;

  • Возможность формирования незапланированного маршрута на основе маршрутов подчиненных сотрудников или как произвольного набора точек из территорий всех подчиненных сотрудников;

  • Возможность создания дополнительных заданий для торговых представителей в торговых точках, а также контроль их выполнения;

  • Проведение полевого обучения торгового представителя — заполнение специальной анкеты в визите с типом "Обучение" и контроль результатов обучения при помощи специального отчета на МУ. В отчете отображаются результаты текущего и 2 предыдущих обучений и подсчитывается общая оценка для каждого из аспектов обучения;

  • Проведение аудита деятельности торговых представителей — формирование совместных маршрутов и заполнение специальных анкет по аудиту, с помощью которых впоследствии оценивается качество работы торговых представителей и достоверность собранной ими информации.

  • Распределение торговых точек, находящихся на территории супервизора, между подчиненными торговыми представителями

  • Получение на МУ в виде отчетов данных о сессиях синхронизации, объемах продаж и выполнении заданий в торговых точках по всем подчиненным торговым представителям

     

Модуль работы с фотографиями

Модуль предназначен для работы с фотографиями в рабочих местах системы CRM и на мобильном устройстве.

Модуль предоставляет следующие возможности работы с фотографиями:

  • Составление фотокаталога — сохранение одной или нескольких фотографий для каждого SKU

  • Просмотр фотокаталога на мобильном устройстве в момент ввода заказа

  • Фотографирование торговой точки — выкладки продукции, торгового оборудования — в момент выполнения визита с камеры мобильного устройства с последующей передачей фотографий в базу данных системы CRM.

  • Количество и тип фотографий определяется анкетой специального типа. Каждая фотография, сделанная на  мобильном устройстве, связывается с соответствующим мониторингом данной анкеты. Таким образом, фотографии, сделанные в рамках визита, могут быть типизированы, например: «Фото холодильного оборудования», «Фото выкладки на полке», и т.д.

  • Просмотр фотографий, сделанных во время визита торговым агентом, с рабочих мест супервизоров и аналитиков

Модуль контроля местоположения (GPS-мониторинг)

Контроль фактического местоположения мобильных сотрудников при выполнении дневного задания. Источниками информации являются датчики местоположения GPS на мобильных устройствах для сбора данных о фактическом местоположении сотрудников и картографические сервисы для отображения плановых и фактических маршрутов в рабочих местах системы CRM.

Модуль позволяет работать мобильным сотрудникам в двух режимах —

  1. инициализация базы фактических координат торговых точек и

  2. контроль выполнения визитов.

В первом режиме в процессе визита мобильный сотрудник сохраняет полученные с помощью GPS координаты торговой точки, с возможностью посмотреть и исправить их на карте, и после проверки и подтверждения в системе эти координаты записываются в базу как эталонные. Во втором режиме система автоматически определяет координаты местоположения мобильного устройства во время визита и передает их в систему для сравнения с эталонными.

В стационарных рабочих местах доступны следующие функции:

  • просмотр на карте и корректировка эталонных координат торговых точек

  • отображение на карте запланированных и фактических маршрутов мобильных сотрудников, с группировкой по командам

  • сопоставление эталонного местоположения торговых точек и фактического местоположения мобильного сотрудника при выполнении визитов с учетом заданной погрешности

  • контроль корректности выполнения визитов (совпадение с эталонными координатами торговой точки) в различных отчетах и KPI

Сбор и передача GPS-трека перемещений сотрудника при выполнении дневного задания. Источником информации является датчик местоположения GPS на мобильных устройствах. Сбор координат с датчика GPS осуществляется с заданной в системе периодичностью, передача данных осуществляется пакетами, в фоновом режиме.

В системе CRM производится статистическая обработка полученных координат GPS-трека, с целью уменьшения влияния погрешностей GPS-датчика.

В стационарных рабочих местах доступны следующие функции:

  • просмотр на карте пройденного за день маршрута торгового агента

  • расчет и отображение пройденного расстояния по маршруту

 

 

Модуль работы с множеством прайс-листов

В модуле реализована возможность выбора прайс-листа при работе с заказами на мобильном устройстве. Наборы прайс-листов выгружается из финансово-учётной системы и могут быть назначены на отдельные торговые точки или на группы торговых точек.

При включении данной функциональности в основных атрибутах заказа на мобильном устройстве появляется возможность выбора прайс-листа из списка разрешенных прайс-листов для данной торговой точки. При изменении прайс-листа в заказе, все строки заказа автоматически пересчитываются по новому прайс-листу.

Специализированные модули интеграции с дистрибьюторами для системы 1С позволяют автоматически передавать в систему CRM все доступные прайс-листы из финансово-учётной системы дистрибьютора, и назначать их на торговые точки в соответствии с ценовой политикой компании.

 

Шифрование данных GPS на мобильных устройствах

Модуль предназначен для шифрования данных GPS на мобильных устройствах с целью предотвращения несанкционированных изменений трекинга маршрута и фактического местоположения, зафиксированного в момент выполнения визита мобильным сотрудником.

Генерация ключа для шифрования данных выполняется встроенными криптографическими средствами операционной системы мобильного устройства.

 

On-line синхронизация заказов

Модуль предназначен для отправки заказа с мобильного устройства в систему CRM в режиме on-line.

На мобильном рабочем месте реализованы следующие возможности:

  • После завершения ввода заказа приложение предлагает сразу же выполнить его отправку, а при отсутствии интернет-подключения заказ будет поставлен в очередь автоматической отправки.

  • Автоматическая отправка заказов в CRM, поставленных в очередь отправки, в фоновом режиме через заданный временной интервал.

  • Передача заказа в режиме on-line не требует выполнения стандартной сессии синхронизации, что позволяет сократить общее количество сессий синхронизации мобильных устройств и уменьшить расходы на передачу данных.

     

Дополнительные возможности системы и сервисные функции

  • Возможность включения защиты паролем входа в приложение и доступа к настройкам на мобильном устройстве.
    Пароль на доступ к настройкам указывается в системе CRM, либо централизованно, для всех пользователей системы, либо индивидуально для каждого торгового представителя. Пароль на вход в приложение задается каждым пользователем устройства самостоятельно, для первого входа в приложение используется пароль, автоматически сгенерированный в системе CRM.

  • Рассылка сообщений торговым агентам, работающим с МУ.
    Функция предназначена для оперативного оповещения торговых агентов о проведении различных мероприятий (собрания, обучение, и т.д.), уточнения поставленных задач, изменениях в работе. Система контролирует ограничение списка рассылки для пользователей, создающих сообщения, своей территорией. Выполняется контроль получения сообщений.

  • К сообщению может быть дополнительно приложен файл (например, документ в формате Excel или Word), который будет загружен на мобильное устройство и открыт для просмотра при нажатии на иконку файла в сообщении.

    Сбор информации об оборудовании, используемом мобильными сотрудниками (модели и серийные номера МУ и телефонов). Контроль использования каждым сотрудником МУ, серийный номер которого был присвоен именно этому сотруднику. Блокирование попыток синхронизации с МУ, имеющих другие серийные номера

     

     

Калькулятор численности торговых команд

 

Калькулятор численности торговых представителей разработан для расчета численности мобильных сотрудников, необходимых для обслуживания торговых точек на территории в соответствии со стандартами посещения, определенными в разрезе региона, типа и кластера торговых точек, а также численности населения городов (Strata). Расчет численности производится для территорий уровня города.

 

Система обеспечивает следующие возможности:

  • Расчет минимально необходимого количества торговых представителей в разрезе ролей и территорий на основе фактических данных и стандартов обслуживания торговых точек

  • Возможность агрегирования рассчитанных показателей по иерархии территорий с уровня города до уровня региона (включая корневую вершину).

  • Возможность корректировки численности ТП пользователями системы на любом уровне иерархии территорий. Отображение текущей, расчетной, откорректированной на заданном уровне и агрегированной с уровня города численности ТП

  • Интеграция с системой маршрутизации территорий ТП с целью автоматического деления территорий для выбранной численности сотрудников. Выполненное деление территорий служит обоснованием заданной численности

Расчет количества ТП производится в рамках версии. При создании версии производится загрузка текущих настроек стандартов обслуживания и расчет фактических данных по торговым точкам выбранного региона. Расчет фактических данных для версии производится в несколько этапов. На первом этапе создается список торговых точек, входящих в выбранный при создании версии регион. На втором этапе определяется список вершин иерархии «Географическое деление», в которые входят выбранные на первом этапе торговые точки. На третьем этапе производится загрузка настроек стандартов обслуживания в версию расчета. После создания версии становится возможным редактирование стандартов обслуживания в рамках версии.

 

 

 

Планирование территорий и маршрутов

Управление территорией

Для эффективного решения задач по управлению территорией в Монолит: CRM реализован следующий набор функциональных возможностей:

  • ведение и расширение информационной базы клиентов (торговых точек),

  • автоматическое распределение торговых точек по территориям, планирование визитов, оптимизация маршрутов

  • формирование анкет для сбора информации,

  • постановка и контроль выполнения задач в торговых точках мобильными  сотрудниками со стороны супервизоров,

  • ввод отчетов о визитах и контроль выполнения запланированных работ со стороны руководства,

  • система построения отчетности.

 

 

 

 

 

Расширение клиентской базы

Для решения задачи расширения клиентской базы система предоставляет возможность сотрудникам добавлять новых клиентов либо непосредственно в мобильном рабочем месте (на мобильном устройстве), либо с использованием стационарного рабочего места в офисе. Для добавления нового клиента с использованием мобильного рабочего места выполняется сеанс синхронизации с центральной БД, в рамках которого передаются данные о новом клиенте. Работа с новым клиентом возможна сразу после его активации.

 

Планирование деятельности мобильных сотрудников

Планирование деятельности мобильных сотрудников в системе выполняется в двух разрезах:

  • Планирование активностей выполняется на уровне региона или области (может включать как группу клиентов, так и конкретного клиента) — соответствующий специалист определяет и формирует анкеты для сбора информации в ходе визита к клиенту.

  • Планирование визитов выполняется на уровне выделенной сотруднику территории — менеджер либо вышестоящее руководство определяет и устанавливает периодичность и частоту посещения клиентов, а также распределяет визиты по дням недели и упорядочивает визиты в пределах каждого рабочего дня.

Для реализации планирования деятельности сотрудников на уровне региона или области система поддерживает понятие «Сбытовые циклы», выступающие средством планирования активностей исполнителей и используются для привязки анкет к визитам и определения задач и целей по этим задачам для исполнителей на период цикла.

Каждому сбытовому циклу в системе может соответствовать несколько анкет. Анкета представляет собой сущность, описывающая шаблон для сбора информации.

Набор анкет визитов обеспечивает возможность сбора информации мобильным сотрудником у клиента, в зависимости от: роли мобильного сотрудника (торговый агент, мерчендайзер и др.), типа визита (определяет набор активностей и задач, выполняемых в рамках визита к клиенту), сбытового цикла (временного периода), типа торговой точки, расположения и т.п.

Планирование визитов выполняется на уровне выделенной сотруднику территории для этого менеджер либо вышестоящее руководство устанавливает набор активностей и задач, подлежащих выполнению в рамках визита к клиенту.

Управление заданиями мобильного сотрудника подразумевает создание в системе списка заданий на каждый рабочий день для каждого исполнителя и включает в себя:

  • планирование заданий и контроль выполнения запланированных заданий;

  • сбор данных о фактическом выполнении заданий и их сопоставление с запланированными заданиями.

Процесс планирования заданий осуществляется в несколько этапов, каждый следующий этап детализирует план, полученный на предыдущем этапе. В системе существует четыре уровня детализации планов:

  • общий план — определяет количество визитов за определенный период планирования;

  • план по неделям — определяет количество визитов с разбивкой по неделям;

  • план по дням недели — детализирует визиты по дням недели;

  • упорядоченный план по дням недели — детализация порядка визитов внутри каждого дня недели.

Отчеты о визитах и контроль выполнения запланированных работ

По результатам выполнения визита исполнителем в системе создается документ «Отчет о выполненных работах». Отчет создается для каждого посещения каждой торговой точки и содержит признак выполнения работ, включенных в задание на посещение, собранную во время визита информацию, атрибуты клиента, которые были введены или изменены во время визита, и данные о фактическом наличии оборудования в торговой точке на момент визита. Содержимое каждого отчета включает следующую информацию:

  • произведенные работы;

  • собранные мониторинги (заполнение анкет);

  • изменения основных и дополнительных атрибутов клиента;

  • изменения в составе арендного оборудования находящегося у клиента.

Модуль маршрутизации торговых точек

Модуль предназначен для решения задачи маршрутизации торговых точек на обособленной территории (например, территория города и области), в т.ч.:

  • оптимизация территорий - распределение всего множества торговых точек на территории торговых представителей

  • оптимизация дневных маршрутов - распределение торговых точек каждого торгового представителя по дням недели, с учетом необходимой частоты посещения торговых точек

  • Формирование оптимального дневного маршрута объезда торговых точек

    Автоматическое распределение точек по территориям и формирование дневных маршрутов выполняется системой с помощью методов математической оптимизации.

    Модуль обладает широким набором инструментов интерфейса для интерактивного моделирования маршрутов на карте, в т.ч.:

  • Использование карт провайдера Open Street Map, не требующих покупки лицензий (для работы приложения достаточно только доступа в интернет)

  • Отображение на карте всех территорий ТП выбранного региона с учетом уровня доступа пользователя

  • Управление форматом отображения территории (цвет, размер точек) для каждого ТП

  • Возможность перемещения точек между территориями (в т.ч. в групповом режиме, выделенными областями) в процессе интерактивного моделирования маршрутов

  • Отображение подробной информации по каждой торговой точке (Территория ТП, требуемое количество визитов, ежемесячный объем продаж (дал), среднее количество заказов)

  • Подробная легенда суммарных результатов расчета (в разрезе ТП – количество визитов, пробег по периоду планирования) с возможностью отражения сравнительных результатов при моделировании

  • Подробная легенда результатов расчета дневных маршрутов для выбранной территории (по дням недели – количество визитов, пробег) с возможностью отражения сравнительных результатов при моделировании

  • Отображение построенных маршрутов объезда на карте с возможностью перестроения

  • Возможность изменения спланированных дней посещения для каждой торговой точки территории и перестроения дневных маршрутов

     

     

Инструменты интерфейса для интерактивного моделирования маршрутов на карте

 

Модуль формирования маршрутов на карте мобильного устройства

Модуль формирования маршрутов на карте предназначен для управления дневным маршрутом на мобильном устройстве и имеет следующие функции:

  • Отображать и производить поиск торговых точек на карте, включать и исключать точки из маршрута;

  • В рабочем месте супервизора отображать торговые точки подчиненных торговых представителей разными цветами, в соответствии с принадлежностью к территории ТП;

  • Строить оптимальный маршрут передвижения между торговыми точками, которые нужно посетить в течение дня, с помощью сервиса Google;

  • Определять необходимые параметры для построителя маршрутов (конечная точка маршрута, возможность изменения порядка визитов, ограничения по типам дорог и т.д.);

  • Отображать дополнительную информацию в списке визитов, необходимую мобильному сотруднику для эффективной работы:

    • количество невыполненных визитов в маршруте;

    • наличие специальных заданий в торговой точке;

    • расстояние до торговой точки;

    • признак фиксации GPS-координат при выполнении визита.

       

       

Регистрация и деактивация торговых точек

 

Web-приложение по работе с торговыми точками

Рабочее место Web-приложение по работе с ТТ может использоваться для следующих функции:

        1. Поиск и просмотр информации по ТТ

        2. Редактирование информации по ТТ

        3. Создание новых ТТ

           

          Рабочее место состоит из главной web-страницы приложения, которая открывается при запуске приложения и обеспечивать навигацию ко всем функциям приложения, и набора дополнительных страниц.

           На главной странице в центральной части экрана расположена карта с торговыми точками. При нажатии на маркер отображается краткая информации о торговой точке.

 

 

При нажатии на наименование ТТ открывается подробная информация:

 

Создание заявки на новую торговую точку происходит при заполнении визарда, состоящего из набора обязательных шагов:

 

После заполнения информации на всех шагах визарда, заявка на новую торговую точку отображается в списке на отдельной странице, на которой пользователь может согласовать или отклонить заявку.

 

 

 

 

Учет рабочего времени и расчет бонусов мобильных сотрудников

 

Учет работы торговых представителей

Модуль предназначен для учета персональных данных, расчета начислений и выплат торговым представителям. Модуль позволяет обеспечить учет как для штатных торговых представителей, так и для торговых представителей, числящихся в штате дистрибьютора. Модуль так же позволяет обеспечить удаленный доступ к вводу всей необходимой информации для супервизоров и аналитиков компании.

Модуль обеспечивает ввод и корректировку следующих данных:

  • персональная информация по торговым представителям, работающим у дистрибьюторов компании,

  • автоматический расчет начислений з/п, компенсаций и бонусов на основе системы KPI для торговых представителей по результатам отчетных периодов,

  • график тренингов и полевых обучений с возможностью контроля выполнения и автоматическим созданием соответствующих заданий на КПК,

  • персональные планы развития для каждого сотрудника,

  • фактические выплаты сотруднику

     

Назначение и контроль достижения целей (Система KPI)

Постановка задач (KPI) на цикл для торговых агентов и контроль их достижения

  • формирование задач раздельно по ролям, территориям, с возможностью детализации до каждого торгового агента

  • организация описания задач с помощью библиотеки алгоритмов, большой набор стандартных алгоритмов, возможность подключения новых алгоритмов

  • возможность параметризации задач, система контроля и ограничений для указания параметров задач региональными аналитиками

  • оперативный расчет показателей, описанных в задачах, на ежедневной основе, отображение результатов расчета на МУ (торговые агенты имеют возможность каждый день видеть, насколько они выполнили задачи цикла)

  • использование результатов расчета показателей в автоматическом расчете сумм бонусов для торговых агентов

    Базовый набор включает в себя более 10 различных алгоритмов для расчета показателей, в том числе:

  • Объем продаж в различных разрезах (суммарно, по брендам, по сортам, по отдельным SKU)

  • Дистрибуция SKU (%) — Отношение количества торговых точек с наличием указанного продукта к количеству посещенных торговых точек

  • Количество торговых точек с отмеченным мониторингом указанного типа

  • Количество активных торговых точек — количество торговых точек территории с одним и более заказом

  • Средний заказ на визите

  • Среднее количество целевых SKU

  • Средний OOS (Out of Stock) — Отношение суммы количества временно отсутствующих SKU к количеству совершенных визитов